¿Qué es Microsoft Flow?
Microsoft Flow, rebautizado como Power automate, es una de las “nuevas” herramientas de Office365. Nueva, no por el tiempo que lleva activa 2 años, si no por lo desconocida que es. Utilizada por las grandes empresas es quizás la herramienta que más nos puede facilitar la vida, y sobre todo ahorrar tiempo, con todo lo que eso supone (no malgastar recursos, evitar informaciones sesgadas, trazabilidad de los procesos, control sin necesidad de estar presente…).
¿Pero en qué consiste Microsoft Flow?
Esta herramienta nos permite automatizar procesos, es decir que el ordenador realiza procesos repetitivos que nos tocan hacer a diario sin que ni siquiera tengamos que decirle que empiece…
Os pongo un ejemplo
Un proceso de aprobación de ventas Recibimos un correo del comercial o el cliente solicitándonos un producto. Abrimos el correo para comprobar que todo sea correcto y se lo mandamos al Jefe para su aprobación. Cuando el jefe abra el correo y lo valide se lo mandara a producción para que el responsable lo autorice en la parte técnico o almacén, stock… lo que sea. Cuando este responsable vea el correo y lo autorice se pasará a preparar el correo y algún trabajador dejará una hoja (un correo en el mejor de los casos) para avisar que el pedido está preparado. Aún no hemos hablado de la parte admirativa, creación de presupuesto y facturación. Estos pasos clásicos en la venta de un producto en el 99% de las empresas pueden automatizarse con Flow en un único proceso, con ramificaciones a distintos departamentos y sin perdidas de tiempo ya que las acciones de “disparan” automáticamente al recibir el correo electrónico.
Otro ejemplo
Recibimos información en un adjunto que tenemos que:
- Descargar los datos adjuntos
- Guardarlos en la nube
- Analizar los datos
- Extraerlos, editarlos, copiarlos en SharePoint…
- Guardarlos en otro formato (Excel, SharePoint, una base de datos, el CRM…)
- Mandar a la información por email
- Avisar a alguien que se ha realizado la gestión
Todo este proceso lo puede realizar Microsoft Flow, sin intervención humana, por tanto, sin errores, y nosotros (si lo deseamos) solo recibiremos las notificaciones para saber que todo ha ido bien.
Centenares de procesos, por no decir miles se producen en las empresas, Microsoft Flow nos puede ayudar en casi todos, y además al estar integrado en Office 365, es absolutamente compatible con Outlook, Word, Excel, Power Point, SharePoint, Dynamics, One Drive, Teams…
Y hoy con las dificultades de movilidad y el trabajo a distancia que nos dificulta la comunicación esta herramienta va a evitar que la información que colgada en alguna parte de los procesos.
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Pero cómo funciona?
Microsoft Flow permite programar un evento (Recibir un correo, Cuando haya un cambio en un excel, al subir un adjunto a una carpeta…. Hay multitud de opciones) para que cuando suceda se inicien automáticamente una serie de acciones ( aprobación de un presupuesto, descarga de archivos adjuntos, modificación de algún parámetro en excel, extracción de información de un pdf, aviso a personas externas o internas, por mail o en el smartphone…) agilizando los procesos o directamente realizando las tareas por nosotros. ¡¡Y aún puede ir más allá interactuando con nuestros programas en el PC o realizando tareas en Internet!! Pero eso lo veremos en otro artículo… 😊
Si os interesa saber como puede ayudaros concretamente a vuestra empresa, tienda, centro medico, floristería, bufete….
